Van TOM naar TIM. Waarom een Target Operating Model pas succesvol wordt als mensen anders gaan samenwerken.
De professionaliseringsslag is afgerond… De vlag kan uit.
Na maanden van vergaderen, analyseren, projectgroepen, werkgroepen, klankbordgroepen en waarschijnlijk nog een paar groepen waarvan niemand achteraf precies weet waarom ze bestonden, is het eindelijk zover. De professionaliseringsslag is afgerond. Het nieuwe organogram staat keurig op het intranet. Iedereen heeft een nieuwe functietitel. De directie kijkt tevreden terug tijdens de afsluitende presentatie. “Mooi traject.” “Goed resultaat.” “Klaar voor de toekomst.”
Maandagochtend. 09.00 uur. De eerste teamvergadering. Al snel klinkt de eerste opmerking. “Daar gaan wij niet meer over.”
Aan de andere kant van de tafel reageert iemand vrijwel direct. “Nee, dat ligt tegenwoordig bij bedrijfsvoering.” Er wordt gelijk gebeld. Euh, bedrijfsvoering blijkt daar nét iets anders over te denken. “Volgens hem ligt dat juist weer bij het serviceteam.” Aan het eind van de vergadering is iedereen het over één ding eens. Niemand weet eigenlijk wie er nu over gaat. Het besluit verdwijnt naar het volgende overleg. Want ook dát moet natuurlijk eerst goed worden afgestemd. Ondertussen groeien de vragen op de werkvloer. “Waarom is dit eigenlijk veranderd?” “Vroeger belde ik gewoon even Jan.” “Nu moet ik wachten op een besluit dat niemand lijkt te mogen nemen.”
Langzaam ontstaan er nieuwe eilandjes. Het is drukker dan ooit bij het koffie apparaat. Afdelingen wijzen naar elkaar. Leidinggevenden nemen besluiten die elkaar onbedoeld tegenwerken. Goede ideeën blijven hangen omdat niemand zich eigenaar voelt. Kleine frustraties worden grote ergernissen. Er wordt meer óver elkaar gesproken dan mét elkaar. Collega’s raken voorzichtig gefrustreerd. Niet luid. Juist stil. Ze halen hun schouders op. “Laat maar…”
En dat is misschien wel het pijnlijkste gevolg. Het moment waarop betrokken medewerkers afhaken omdat ze het overzicht, de duidelijkheid en uiteindelijk ook het vertrouwen verliezen. De organisatie is opnieuw ingericht. De mensen zijn nog niet meegenomen. En precies dáár begint de échte organisatieontwikkeling…..
Een nieuwe structuur vraagt om nieuw gedrag.
Gelukkig bestaan er methodieken die organisaties helpen om niet alleen na te denken óf ze moeten veranderen, maar vooral hoe ze die verandering slim kunnen vormgeven. Een van de bekendste is TOM (Target Operating Model).
Een TOM beschrijft hoe een organisatie in de toekomst moet functioneren om haar strategische doelen te bereiken. Simpel gezegd, je zou het kunnen zien als de blauwdruk van de organisatie van morgen. Steeds meer organisaties gebruiken een TOM bij fusies, reorganisaties, digitalisering of een professionaliseringsslag. En terecht. Een heldere organisatiestructuur voorkomt veel onduidelijkheid en helpt om strategie om te zetten in concrete keuzes.
Maar een blauwdruk bouwt nog geen organisatie.
Het zijn uiteindelijk de mensen die een organisatie laten functioneren. En juist zij hebben tijd nodig om nieuwe werkwijzen, verantwoordelijkheden en samenwerkingsvormen écht eigen te maken. Want een organogram verandert geen gedrag. Een procesbeschrijving creëert geen eigenaarschap. Een nieuwe functietitel maakt niet iemand vanzelf een betere leider.
Mensen doen vandaag vaak hetzelfde als gisteren. Niet uit onwil, maar omdat vertrouwde patronen nu eenmaal sterker zijn dan een nieuw schema op het intranet.
Van TOM naar TIM (TIM = Teamontwikkeling, Interactie en Menselijk gedrag)
TOM geeft richting aan de organisatie. TIM brengt die organisatie tot leven. Want juist na de oplevering begint het moeilijkste deel.
- Hoe zorg je ervoor dat mensen elkaar écht anders gaan aanspreken?
- Hoe voorkom je dat oude eilandjes blijven bestaan?
- Hoe ontwikkel je leiders die hun nieuwe rol daadwerkelijk pakken?
- Hoe zorg je ervoor dat verantwoordelijkheden niet alleen op papier staan, maar ook worden gevoeld?
- Hoe maak je van een papieren organisatie een levende organisatie?
Daar begint TIM. Door mensen te begeleiden in de dagelijkse praktijk. Door leiders te ondersteunen in hun nieuwe rol. En door teams te helpen nieuwe gewoonten te ontwikkelen.
Let op dat je niet van TOM naar BOM ( Boze Organisatie Medewerkers of Blijven Oude Mechanismen) gaat
Daar begint de echte organisatie ontwikkeling
De meeste mensen denken dat een reorganisatie klaar is zodra het nieuwe organogram is vastgesteld. Een organisatieontwikkelaar weet dat het dan pas begint. Want vanaf dat moment moeten mensen hun weg vinden in een nieuwe werkelijkheid. Nieuwe rollen. Nieuwe verantwoordelijkheden. Nieuwe verwachtingen. Oude gewoonten moeten plaatsmaken voor nieuw gedrag. En dat gebeurt niet vanzelf. Het vraagt om iemand die verder kijkt dan processen en structuren. Iemand die ziet waar samenwerking stokt, waar communicatie vastloopt, waar leiders zoeken naar hun nieuwe rol en waar teams elkaar opnieuw moeten leren vinden. Niet met nóg een rapport. Maar met de juiste gereedschapskist. En soms is het simpelweg de juiste vraag op het juiste moment. Want een organisatie ontwikkel je niet door alleen de structuur te veranderen. Je ontwikkelt haar door mensen te helpen anders met elkaar te werken.
-Yvonne Vos –