Als organisatieontwikkelaar en trainer in omgangsvormen praat ik dagelijks over communicatie. Over luisteren. Doorvragen. Niet Invullen Voor Een Ander (NIVEA). Neem ANNA mee (Altijd Navragen, Nooit Aannemen) en laat OMA thuis (Oordelen, Meningen, Adviezen). Wees een OEN (Open, Eerlijk, Nieuwsgierig). Je kent het wel: al die dingen waarvan we collectief vinden dat vooral ándere mensen ze zouden moeten toepassen.
En toen ging ik er afgelopen week zelf keihard mee onderuit.
Pijnlijk? Een beetje.
Leerzaam? Absoluut.
Ironisch? Zeker.
Ik had een afspraak voorbereid met een opdrachtgever. Alles stond strak in mijn agenda. Ik wist wie er aanwezig zouden zijn, wat het doel was en welke onderwerpen we zouden bespreken. Tenminste… dat dacht ik.
Een dag van tevoren kreeg ik nog een kort bericht:
“Fijn als je ook even aandacht besteedt aan de gevoeligheden in het team.”
Prima, dacht ik. Klassiek gevalletje onderlinge spanning, wat gedoe in de communicatie, waarschijnlijk wat passief-agressieve pauwen en een klaagkaketoe bij het koffieapparaat. Daar draai ik mijn hand niet voor om.
Dus ik bereid me voor op teamdynamiek, weerstand, communicatiepatronen en gedoe rondom leiderschap. Je voelt hem al aankomen. Ik kwam binnen, begon enthousiast mijn verhaal over samenwerking, gedrag en onderlinge communicatie… en zag alleen maar vragende gezichten.
Wat bleek? De “gevoeligheden” gingen over hele andere zaken. Met andere woorden: ik stond figuurlijk een opblaasflamingo op te pompen terwijl het gebouw langzaam in brand stond.
Ik stelde één vraag niet…… en dat was het hele probleem
Hoe kan dat gebeuren? Die vraag stelde ik mezelf serieus in de auto terug. Want dit is letterlijk mijn vak. Ik train mensen juist op dit soort dingen. Doorvragen. Checken of je elkaar begrijpt. Geen aannames doen op basis van halve informatie.
En toch gebeurde het. Dat is precies het verraderlijke van aannames. Ons brein houdt enorm van snelheid. Zodra we een paar puzzelstukjes hebben, maken we het verhaal zelf wel af. Efficiënt systeem hoor. Evolutionair waarschijnlijk fantastisch geweest toen we nog moesten inschatten of iets ons wilde opeten. Maar op kantoor? Minder handig.
Daar ontstaan door aannames hele eigen Netflix-series in ons hoofd:
- “Hij kijkt chagrijnig, dus hij zal wel boos op mij zijn.”
- “Ze reageert kortaf, dus ze vindt mijn idee niks.”
- “Ik ben niet uitgenodigd, dus ik zal wel niet belangrijk zijn.”
- “Dat mailtje met ‘kun je even bellen?’ betekent sowieso ellende.”
En voor je het weet reageer je op iets wat nooit echt gebeurd is. Het bizarre is: hoe slimmer en ervarener mensen zijn, hoe sneller ze soms aannames doen. Omdat ze denken patronen te herkennen. “Dit soort situaties heb ik vaker meegemaakt.” Klopt misschien ook. Alleen is iedere situatie nét anders. Ik zie het voortdurend terug in organisaties.
Teams die langs elkaar heen werken omdat niemand checkt wat er werkelijk bedoeld wordt. Managers die denken dat medewerkers “geen motivatie” hebben, terwijl er eigenlijk onzekerheid speelt. Collega’s die elkaar maandenlang verkeerd begrijpen omdat niemand één ongemakkelijke vraag durft te stellen. We vullen in. Interpreteren. Concluderen. En daarna gaan we ons ook nog gedragen alsof onze interpretatie een feit is. Dat blijft fascinerend.
In mijn geval had ik dus simpelweg één extra vraag moeten stellen:
“Kun je iets meer vertellen over die gevoeligheden?” Dat was alles geweest. Één vraag. Dan had ik direct begrepen wat er speelde en had ik mijn voorbereiding aangepast. Geen ongemakkelijke openingsfase. Geen verkeerde toon. Geen moment waarop ik mezelf intern hoorde denken: “Dit gaat echt totaal de verkeerde kant op.”
Gelukkig konden we er uiteindelijk ook om lachen. Dat helpt. Humor is soms de smeerolie van menselijke stunteligheid. Juist dát maakt het ook weer menselijk. Perfect communiceren bestaat niet. Iedereen doet aannames. Echt iedereen.
De kunst is alleen dat je jezelf erop betrapt.
Dat je af en toe even op de mentale rem trapt en denkt: Wacht even. Weet ik dit zeker? Of vul ik nu iets in? Dat kleine moment van bewustwording maakt vaak al het verschil.
Want goede communicatie zit niet alleen in netjes praten of professioneel overkomen. Het zit vooral in nieuwsgierig blijven. Niet te snel conclusies trekken. Durven checken. Open vragen stellen. En soms ook gewoon eerlijk zeggen:
“Volgens mij doe ik nu een aanname.”
Dat vraagt best wat van mensen. Zeker in een tijd waarin alles snel moet. Snelle meningen, snelle reacties, snelle conclusies. We luisteren vaak om te antwoorden, niet om te begrijpen. En toch ontstaat juist dáár het gedoe op de werkvloer. Niet door slechte intenties, maar door verkeerde interpretaties.
Dus nee, fouten maken is niet erg. Gelukkig niet, want dan hadden we allemaal permanent een stresshartslag van 140. Miscommunicatie ook. Maar je moet wel blijven nadenken. Blijven reflecteren. Blijven onderzoeken waar jouw eigen aannames zitten.
Want tussen wat iemand zegt en wat wij denken dat iemand bedoelt, ligt een gevaarlijk groot gebied waar complete misverstanden kunnen ontstaan.